L'Administration est tenue de proposer aux AFS tous les documents qu'elle n'utilise plus. Par « documents » on entend toutes les informations enregistrées, quel que soit le support, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l'accomplissement de tâches publiques pour la Confédération. Les AFS décident d'un commun accord avec les services versants quels documents elle reprendra. Le passage à la gestion électronique des affaires permet de reprendre si possible automatiquement et d'archiver les documents numériques.
