Die ESA wird im Rahmen ihres Digitalisierungsprojekts eESA voraussichtlich Ende April 2022 neue digitale Funktionen in Betrieb nehmen. Damit werden sich einerseits die internen Prozesse in der ESA verändern, andererseits ändert sich auch für Sie als Stiftung oder Revisionsgesellschaft die Kommunikation mit der ESA. Falls Sie noch kein Benutzerkonto in EasyGov besitzen, können Sie sich hier einfach registrieren: www.EasyGov.swiss. Zögern Sie nicht, sich sofort zu registrieren, damit Sie von Anfang an dabei sind. Ihr persönliches Benutzerkonto erstellen Sie in wenigen Minuten. Sie können im Anschluss Ihr Benutzerkonto mit Ihrer Stiftung oder auch ihrer Revisionsgesellschaft verbinden. Ihr Verbindungswunsch wird sodann verifiziert werden und innert 14 Tagen wird die Verbindung freigeschaltet. Bei Fragen hilft Ihnen der Kundendienst von EasyGov gerne weiter.
Wenn Sie weiterhin per Post mit uns kommunizieren möchten, müssen Sie die neue Postadresse verwenden (Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA, Postfach 1211 Genf 26) und füllen Sie zwingend die Begleitformulare aus.
Wir haben zudem Merkblätter zu beiden Kommunikationswegen erstellt, sprich: zum digitalen via EasyGov und zum postalischen mit den Formularen.
Die ESA befindet sich in einem umfassenden Veränderungsprozess. Dieser beinhaltet insbesondere eine Reorganisation, ein Digitalisierungsprojekt (eESA) sowie die Umsetzung eines neuen Aufsichtskonzepts. Alle drei bedingen und beeinflussen sich gegenseitig. Im Rahmen der Umstellung unserer Arbeitsweise passen wir auch die Zuständigkeiten der ESA-Mitarbeitenden an.
Für die meisten Stiftungen wird nicht mehr eine einzige Person zuständig sein. Die für Ihre Stiftung zuständigen Personen können je nach Geschäft also immer wieder wechseln. Damit steht für Ihre Stiftung inskünftig ein ganzes Team zur Verfügung. Längere Wartezeiten sollen mit diesen Massnahmen vermieden werden.
Grundsätzlich sollten Sie innert 14 Tagen das Schreiben an Ihre im Handelsregister hinterlegte Sitzadresse erhalten. Da es sich hierbei um eine technische Fragestellung handelt, können Sie sich direkt an den EasyGov Service Desk wenden. Dieser kann den Status Ihrer Anmeldung nachprüfen und mit Ihnen zusammen das weitere Vorgehen bestimmen.
Sie erreichen den Service Desk wie folgt: EasyGov Service Desk: +41 58 467 11 22, Öffnungszeiten: Montag bis Freitag, jeweils 08:00 bis 22:00 Uhr.
Damit Sie als Stiftung auf die Dienstleistungen der ESA zugreifen können, müssen Sie einmalig ihre Einwilligung zur elektronischen Kommunikation erklären. Dabei wird Ihnen ein entsprechendes Popup aufgeschaltet. Damit Sie die Einwilligung erteilen können, ist es erforderlich, dass Sie zuerst die Nutzungsbedingungen herunterladen. Danach werden die entsprechenden Checkboxen aktiviert und Sie können die Einverständniserklärung abgeben.
Falls beim Download der Nutzungsbedingungen die aktuelle Seite durch die Anzeige des PDFs ersetzt wird, sollte man die Download-Optionen anpassen, sodass das PDF im Hintergrund heruntergeladen wird oder den Internet-Browser wechseln.
Nachdem sie für ihre Stiftung die ESA Nutzungsbedingungen auf EasyGov akzeptiert haben, bekommt die ESA eine Meldung und versendet eine Pendenz an ihre Stiftung auf EasyGov. Dies ist derzeit noch ein manueller Prozess und kann daher einige Tage dauern. Wir bitten Sie demnach um etwas Geduld. Sobald wir die Pendenz für die Jahresberichterstattung ausgelöst haben, erhalten Sie eine E-Mail von EasyGov. Nach Erhalt dieser Email können Sie sich auf EasyGov wieder einloggen und die Jahresberichterstattung beginnen. Ihre Revisionsstelle erhält ebenfalls eine entsprechende Pendenz.
Sofern die Stiftung revisionspflichtig ist, muss auch ihre Revisionsstelle auf EasyGov sein. Die Revisionsstelle meldet sich auf EasyGov als eigene Organisation an und hat entsprechend keinen Zugriff auf ihre Stiftungsunterlagen. Die Stiftung kann den Prozess Jahresberichterstattung aus technischen Gründen nicht absenden ohne die Eingabe der Revisionsstelle, selbst wenn die Stiftung den Revisionsbericht bereits besitzt.
Die von der Organisation bzw. Revisionsstelle berechtigten Personen haben Einsicht in das gesamte Portal, können somit auch Einsicht nehmen in andere Stiftungen, die von der Revisionsstelle betreut werden. Für einzelne Prozesse in EasyGov können Berechtigungen erteilt werden (s. Kontoverwaltung). Für den Zugriff empfiehlt sich für grössere Revisionsstellen derzeit die Einsetzung einer Stabstelle o.ä. als Administrator.
Pendenzen werden in dem Jahr, in welchem die Stiftung das Medium wechselt (z.B. von Papier nach EasyGov) manuell von der ESA ausgelöst. Dies kann rund einen Arbeitstag dauern. Im zweiten Jahr werden Pendenzen dann automatisiert zum neuen Geschäftsjahr der Stiftung ausgelöst.
Nein, hat sich eine Stiftung für die eESA-Dienstleistungen angemeldet, muss sie vorgängig abgeklärt haben, dass ihre Revisionsstelle am EasyGov-Kommunikationsmodell teilnehmen wird. Ein Modell, im Rahmen dessen nur die Stiftung, aber nicht ihre Revisionsstelle auf EasyGov angemeldet ist (und umgekehrt), ist nicht möglich.
Diese Fehlermeldung betrifft die von Ihnen und der Revisionsstelle in EasyGov eingegebenen Daten zu Total Eigenkapital, Total Fremdkapital und/oder Bilanzsumme. Diese müssen übereinstimmen. Vielleicht handelt es sich um einen blossen Rundungsfehler, der diese Fehlermeldung auslöst.
Es kann sein, dass die Revisionsstelle vor Ihrer Eingabe der Daten bereits ihren Teil der Angaben vervollständigt hat. Falls Ihre Angaben auf Screen 5 nicht mit denen Ihrer Revisionsstelle übereinstimmen und diese Fehlermeldung erscheint, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrer Revisionsstelle in Verbindung zu setzen. Die Daten können Sie oder die Revisionsstelle dann anpassen: Sie können es über Screen 5 anpassen, Ihre Revisionsstelle über «Daten korrigieren» in Screen 4, den man über den Reiter «Archivierte Prozesse» im Cockpit wieder aufrufen kann.
Es kann auch sein, dass die Revisionsstelle ihre Daten erst eingibt, nachdem Sie bereits Ihren Teil vervollständigt haben und Sie schon auf Screen 8 gelangt sind. Nach Abstimmung mit der Revisionsstelle können Sie die Daten mit einem Klick auf den Button «Daten korrigieren» auf Screen 8 vor Abschluss der jährlichen Berichterstattung korrigieren. Ihre übrigen Eingaben bleiben gespeichert.
EasyGov kann nur an registrierte Benutzer E-Mails und Informationen versenden. Im vorliegenden Fall hat sich die Stiftung vermutlich registriert, die Nutzungsbedingungen der ESA angenommen und eine E-Mail bzw. eine Pendenz zur Jahresberichterstattung erhalten und diese begonnen. Bei Schritt 8 wird die Stiftung darauf verwiesen, dass die Revisionsstelle eine E-Mail erhalten habe und somit informiert sei, dass sie Ihre Angaben erfassen kann. Damit die Revisionsstelle diese E-Mail jedoch erhält, muss sie sich selbst auf EasyGov registriert haben. Bitte informieren Sie Ihre Revisionsstelle, dass Sie sich auf EasyGov anmeldet.
Die Revisionsstelle hat sich als eigene Organisation unter EasyGov zu registrieren. Jede Niederlassung bzw. jede Organisationseinheit muss sich mit eigener UID registrieren. Die Pendenz für die Jahresberichterstattung wird an jene Niederlassung geschickt, die bei der Stiftung im Handelsregister hinterlegt ist. Eine Weiterentwicklung der EasyGov-Funktionen hinsichtlich Bündelung von Konten (Hauptniederlassung zu Zweigniederlassungen) ist derzeit in Prüfung.
Das Onboarding verläuft über EasyGov, nähere Informationen finden sich hier, insbesondere im Merkblatt Onboarding. Eine Einzelperson (Administrator) kann sich dort mit der jeweiligen Organisation bzw. Revisionsstelle verbinden. Danach versendet EasyGov ein Schreiben an die entsprechende Revisionsstelle, welche durch die im Handelsregister hinterlegten Zeichnungsberechtigten zu unterzeichnen und an EasyGov zurückzusenden ist. Danach erfolgt eine Freischaltung der berechtigten Person für diese Organisation. Diese berechtige Person kann danach weitere Personen mittels E-Mail auf EasyGov einladen.
Sobald sich eine Stiftung auf EasyGov anmeldet und die eESA-Nutzungsbedingungen akzeptiert, erhält auch (automatisch gemäss Handelsregistereintrag) deren Revisionsstelle (die ebenfalls auf EasyGov registriert sein muss) eine Aufforderung zur Eingabe der Jahresberichterstattung über EasyGov. Diese erscheint danach im Posteingang der Stiftung in EasyGov und zusätzlich erhält die Revisionsstelle eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Nein. Eine Revisionsstelle kann auf EasyGov für ihren Teil der Jahresberichterstattung keine Fristerstreckung erfassen. Sie hat sich an ihre Stiftung zu wenden, welche die Frist für die Stiftung als auch für die Revisionsstelle verlängern kann. Wir bitten Sie, Fristerstreckungen zurückhaltend zu beantragen und sich nach Möglichkeit an die angesetzten Fristen zu halten.
Ja, aufgrund der aktuellen, schwierigen Situation dürfen Stiftungsräte ihre Sitzungen sogar dann per Telefon-, Videokonferenz oder Zirkularbeschluss abhalten, wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist. Jedoch müssen alle Mitglieder damit einverstanden sein und an der Sitzung teilnehmen (das Protokoll muss erwähnen, auf welche Weise der Stiftungsrat seine Sitzung abgehalten hat). Ein Beschluss kann nur dann gültig gefasst werden, wenn alle Mitglieder diesem Beschluss zustimmen und dieser schriftlich erfasst wird.
Wir empfehlen, im Rahmen einer künftigen Statutenänderung die oben erwähnten Sitzungs-Möglichkeiten in die Statuten aufzunehmen.
Ja, die von der ESA beaufsichtigten Stiftungen müssen innert 6 Monaten nach Abschluss jedes Geschäftsjahres ihre Berichterstattung einreichen:
Zusätzliche Angaben entweder online auf EasyGov oder in Papierform auf dem Formular «A1 Jahresberichterstattung für revisionspflichtige Stiftungen» unter Angabe des einmaligen Aktenzeichens.
Jahresbericht mit umfassendem Beschrieb der Tätigkeit und Angabe von anderweitigen wichtigen Vorkommnissen im Berichtsjahr; abschliessende Liste der berücksichtigten Destinatäre/Projekte mit Name und Betrag;
vollständiges und rechtmässig unterzeichnetes Stiftungsratsprotokoll betreffend Genehmigung der revidierten Jahresrechnung und des Jahresberichts. Aus dem Stiftungsratsprotokoll müssen alle An- und Abwesenheiten (gegebenenfalls un-/entschuldigt) sowie die Funktion aller darin aufgeführten Personen mit Vor- und Nachnamen klar ersichtlich sein. Personen ohne Stimmrecht sind als solche zu bezeichnen.
Die Revisionsstelle der beaufsichtigten Stiftungen sendet innert gleicher Frist folgende Unterlagen an die ESA:
Zusätzliche Angaben entweder online auf EasyGov oder auf dem Formular «A2 Jahresberichterstattung für Revisionsstellen» unter Angabe des einmaligen Aktenzeichens;
unterzeichneter Bericht der Revisionsstelle unter Beilage der vollständigen Jahresrechnung bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.
Im Falle einer langfristigen Überschuldung und/oder Insolvenz findet Art. 84a ZGB Anwendung und ist für den Stiftungsrat, die Revisionsstelle und unsere Behörde zwingend vorgeschrieben. Er lautet wie folgt:
Art. 84a
1 Besteht begründete Besorgnis, dass die Stiftung überschuldet ist oder ihre Verbindlichkeiten längerfristig nicht mehr erfüllen kann, so stellt das oberste Stiftungsorgan auf Grund der Veräusserungswerte eine Zwischenbilanz auf und legt sie der Revisionsstelle zur Prüfung vor. Verfügt die Stiftung über keine Revisionsstelle, so legt das oberste Stiftungsorgan die Zwischenbilanz der Aufsichtsbehörde vor.
2 Stellt die Revisionsstelle fest, dass die Stiftung überschuldet ist oder ihre Verbindlichkeiten längerfristig nicht erfüllen kann, so legt sie die Zwischenbilanz der Aufsichtsbehörde vor.
3 Die Aufsichtsbehörde hält das oberste Stiftungsorgan zur Einleitung der erforderlichen Massnahmen an. Bleibt dieses untätig, so trifft die Aufsichtsbehörde die nötigen Massnahmen.
4 Nötigenfalls beantragt die Aufsichtsbehörde vollstreckungsrechtliche Massnahmen; die aktienrechtlichen Bestimmungen über die Eröffnung oder den Aufschub des Konkurses sind sinngemäss anwendbar.
Gemäss dieser Bestimmung sind der Stiftungsrat und die Revisionsstelle verpflichtet, der ESA eine Überschuldung oder langfristige Insolvenz unverzüglich zu melden.
Was die Aufsichtsbehörde betrifft, so muss sie, wenn der Stiftungsrat seiner Verantwortung in dieser Hinsicht nicht nachkommt, eine vollständige finanzielle Sanierung verlangen. Andernfalls ist sie verpflichtet, die notwendigen Massnahmen in Betracht zu ziehen, bis hin zur Konkursanzeige.
Stiftungen sind grundsätzlich verpflichtet, eine Revisionsstelle zu bezeichnen (Art. 83b Abs. 1 ZGB). Die Revisionsstelle ist im Handelsregister einzutragen (Art. 95 Bst. m HRegV). Für die Revision von Stiftungen gelten die Vorschriften des Obligationenrechts über die Revisionsstelle bei Aktiengesellschaften (Art. 83b Abs. 3 ZGB i.V.m. Art. 727 ff. OR). Die Art der Revision (ordentliche oder eingeschränkte Revision) richtet sich somit nach den Bestimmungen des Aktienrechts.
In der Regel unterliegen die meisten Stiftungen der Pflicht einer eingeschränkten Revision. Als Revisionsstelle ist ein zugelassener Revisor nach den Vorschriften des Revisionsaufsichtsgesetzes vom 16. Dezember 2005 zu bezeichnen (Art. 727c OR).
Die Stiftung muss ihre Buchführung ebenfalls durch eine zugelassene Revisionsexpertin oder einen zugelassenen Revisionsexperten (Art. 727b OR) ordentlich prüfen lassen, wenn zwei der drei nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren im Jahresdurchschnitt überschritten werden (Art. 727 Abs. 1 Ziff. 2 und 727b Abs. 2 OR i.V.m. Art. 83b Abs. 3 ZGB): eine Bilanzsumme von 20 Millionen Franken; ein Umsatzerlös von 40 Millionen Franken; 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.
Die ESA kann eine Stiftung mit eingeschränkter Revision jederzeit zu einer ordentlichen Revision verpflichten, wenn dies für die zuverlässige Beurteilung der Vermögens- und Ertragslage der Stiftung notwendig ist (Art. 83b Abs. 4 ZGB).
Die ESA kann eine Stiftung aber auch ganz von der Revisionspflicht befreien. Diese kann nach Art. 83b Abs. 2 ZGB erfolgen, wenn während zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Bilanzsumme kleiner als CHF 200'000 ist und die Stiftung nicht öffentlich zu Spenden oder sonstigen Zuwendungen aufruft und die Revision nicht für eine zuverlässige Beurteilung der Vermögens- und Ertragslage der Stiftung notwendig ist (Art. 1 der Verordnung über die Revisionsstelle von Stiftungen; SR211.121.3). Eine Revisionsbefreiung vor Ablauf der ersten zwei Geschäftsjahre einer Stiftung (etwa schon bei Gründung) ist dann möglich, wenn die zur Bestimmung der Bilanzsumme notwendigen Unterlagen der ESA vorgebracht werden. Die Befreiung von der Revisionspflicht muss im Handelsregister eingetragen werden (Art. 94 Bst. c und 95 Bst. l HRegV).
Vgl. zur Revisionsbefreiung auch das Merkblatt dazu.
Nein, nicht unbedingt. Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung (Art. 957a OR). Wird nicht die Landeswährung verwendet, so müssen die Werte zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden. Die verwendeten Umrechnungskurse sind im Anhang offenzulegen und gegebenenfalls zu erläutern (Art. 958d Abs. 3 OR).
Als Spesen gelten etwa Auslagen für Fahrkosten (Billete, Autokilometer, Parkplatzgebühren), Verpflegung oder ähnliches. Die effektiv entstandenen Kosten können grundsätzlich immer der Stiftungsrechnung belastet werden. Spesen können auch pauschal vergütet werden, wenn sie die effektiven mittleren Kosten decken und gleichzeitig ein übermässiger Aufwand für individuelle Abrechnungen vermieden werden kann. Stiftungsorgane sind grundsätzlich verpflichtet, ihre Spesen und Verwaltungskosten tief zu halten. Spesen sind zudem in der Buchhaltung nachvollziehbar aufzuführen. Sinnvollerweise verfügt die Stiftung über ein Spesenreglement.
Grundsätzlich darf der Stiftungsrat eine Entschädigung für seine Tätigkeit beziehen. Es sind aber die folgenden Voraussetzungen zu beachten: Die Entschädigung muss angemessen sein, darf nicht den Statuten widersprechen und die Mittel der Stiftung müssen ausreichen, um die Entschädigung zu bezahlen. Zudem kann der Stiftungsrat trotz allem wünschen, ehrenamtlich tätig sein zu wollen. Allenfalls hat der Bezug eines Honorars bzw. einer Entschädigung oder eines Salärs steuerrechtliche Auswirkungen auf die Stiftung. Es empfiehlt sich, vorab Kontakt mit der zuständigen Steuerbehörde aufzunehmen.
Grundsätzlich ja. Eine Ausnahme gilt für die Formulare A1 und B. Die ESA hat beschlossen, für die Jahresberichterstattung 2021 auf die genauen Angaben zu sechs Fragen zu verzichten. Sie können als Stiftung die Fragen mit «0» (=Null) beantworten. Es handelt sich um die Fragen 3.2, 3.3, 3.13, 3.15, 3.16 und 3.17. Falls Sie über die Informationen verfügen, dürften Sie die Felder gerne auch vollständig ausfüllen.»
Eine umfassende Beratung bezüglich Errichtung einer Stiftung bietet die ESA nicht an. Hierzu empfehlen wir Ihnen den Beizug einer juristischen Fachperson.
Die ESA bietet jedoch die Möglichkeit an, vor der Errichtung einer Stiftung eine Vorprüfung der Entwürfe der Statuten und Reglemente durchzuführen (s. inbs. oben). Eine solche Vorprüfung wird empfohlen und ist gebührenpflichtig.
Es ist ratsam, den Entwurf der Stiftungsurkunde der ESA zur freiwilligen und informellen Vorprüfung vorzulegen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Elemente in der Stiftungsurkunde enthalten sind. Bitte beachten Sie, dass die Vorprüfung gebührenpflichtig ist.
Art. 80 ZGB bestimmt, dass es zur Errichtung einer Stiftung der Widmung eines Vermögens für einen besonderen Zweck bedarf. Bei der Widmung des Vermögens handelt es sich um die Zuwendung des Vermögens eines oder mehrerer Stifter bzw. Stifterinnen zugunsten der hierfür neu errichteten Stiftung. Die Stiftung hat keine Eigentümer, sie wird jedoch Eigentümerin der zugewendeten Vermögenswerte.
Gemäss Art. 80 ZGB ist die Gründung einer Stiftung nur möglich, wenn Vermögenswerte für einen besonderen Zweck verwendet werden. Damit eine Stiftung rechtsgültig gegründet werden kann, sind drei unverzichtbare Willensäusserungen des Stifters oder der Stifter (essentialia negotii) erforderlich:
Der Ausdruck des Willens, eine autonome Stiftung zu gründen;
die Bezeichnung des Anfangsvermögens, das der Stiftung zugewiesen werden soll;
die Beschreibung des Zwecks der Stiftung.
Diese essentialia negotii müssen zwingend in der Stiftungsurkunde dargelegt werden. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, ist die Stiftungsurkunde unvollständig und kann nicht als Grundlage für die Gründung einer Stiftung dienen.
Die Höhe des Stiftungsvermögens muss grundsätzlich in einem angemessenen Verhältnis zum Stiftungszweck stehen. Die blosse Aussicht auf mögliche künftige Einnahmen stellt kein Vermögen im Sinn von Art. 80 ZGB dar. Da bei einer Stiftung jährlich Verwaltungskosten in der Höhe von mindestens mehrere Tausende Franken anfallen (Buchführung nach den gesetzlichen Vorschriften, Kosten der gesetzlich vorgeschriebenen Revisionsstelle, jährliche Gebühr für die Kontrolle der Aufsichtsbehörde, etc.), ist es nicht ausreichend, wenn das Vermögen einzig in nicht liquiden Mitteln besteht. Nach der Praxis der ESA hat das Anfangskapital (Netto-Barvermögen) deshalb mindestens CHF 50'000 zu betragen.
Das Anfangsvermögen ist auf ein Konto, lautend auf den Namen der Stiftung, bei einer Bank in der Schweiz, einzubezahlen.
Wurde die Stiftung mit einem zu geringen Nettovermögen errichtet, so ist der ESA der Nachweis zu erbringen, dass nach der Gründung mit weiteren, hinreichenden Zuwendungen zur Erfüllung des Stiftungszwecks ernsthaft gerechnet werden darf oder dass der Stiftungszweck auch mit weniger als CHF 50'000 verfolgt werden kann (Budgets, Businessplan etc.). Nicht ausreichend ist die Aussicht auf ein Ergebnis einer Spendensammlung oder anderer Fundraisingmassnahmen.
Die Zuständigkeit der Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Tätigkeitsbereich der Stiftung in örtlicher Hinsicht. Der Bund ist zuständig für die Aufsicht über Stiftungen, die von gesamtschweizerischer und/oder internationaler Bedeutung sind. Die ESA empfiehlt, dass die Tätigkeit der Stiftung auch bezüglich ihres örtlichen Umfanges im Rahmen der Zwecksetzung in der Stiftungsurkunde definiert wird. Dies kann in allgemeiner Form erfolgen (im In- und Ausland, in der ganzen Schweiz, regional etc.) oder konkret spezifiziert werden (Dorf, Kanton, Region, Land, Kontinent etc.).
Nein, die Nationalität ist kein Wahlerfordernis. Mindestens ein zeichnungsberechtigtes Mitglied des Stiftungsrats muss allerdings Wohnsitz in der Schweiz haben. Dieses Mitglied muss einzelzeichnungsberechtig sein. Wenn dieses Mitglied Kollektivzeichnungsberechtigung zu zweien hat, muss noch ein weiteres Mitglied Wohnsitz in der Schweiz haben.
Reglemente und deren Änderung müssen der ESA zur Prüfung vorgelegt werden. Die ESA prüft dabei, ob das Reglement Bestimmungen enthält, die den Statuten und den für die Stiftungen geltenden gesetzlichen Bestimmungen widersprechen. Der Erlass und die Inkraftsetzung von Reglementen sind dagegen Sache des Stiftungsrates.
Um das Reglement der ESA vorzulegen hat die Stiftung der ESA das Reglement (datiert und gemäss Zeichnungsrecht unterzeichnet; keine notarielle Beglaubigung notwendig) sowie den protokollierten Stiftungsratsbeschluss (Kopie) über den Erlass oder die Änderung des Reglements zuzustellen.
Gemäss Art. 84 Abs. 2 ZGB hat die ESA die Aufgabe dafür zu sorgen, dass das Stiftungsvermögen seinen Zwecken gemäss verwendet wird. Diese Aufgabe kann die ESA nur effektiv vornehmen, wenn ihr auch Reglemente vorgelegt werden und sie diese insbesondere auf deren Übereinstimmung mit den Statuten prüfen kann. Dies ist auch der Grund, dass die ESA die Pflicht, Reglemente der Aufsicht vorzulegen, bereits in der Übernahmeverfügung auferlegt.
Wenn der Stiftungsrat die Statuten der Stiftung gemäss Art. 85, 86 und/oder 86b ZGB ändern möchte, muss er folgende Dokumente einreichen:
Der begründete Antrag auf Änderung der Statuten gemäss Art. 85, 86 und/oder 86b ZGB;
den Entwurf der neuen Statuten in ihrer vollständigen Fassung mit sichtbaren Änderungsmarkierungen;
das vollständige, datierte und unterzeichnete Protokoll der Sitzung des Stiftungsrates, in der die Änderungen und der Beschluss zur Einreichung des Antrags angenommen wurden.
Stiftungen, die der Aufsicht der ESA unterliegen, können ihren Sitz relativ einfach ändern. Dazu ist meist eine einfache Statutenänderung notwendig (Art. 86b ZGB). Bitte klären Sie aber vorher ab, wie die Sitzänderung sich insb. auf die Veranlagung durch die Steuerbehörden auswirkt.
Seit dem 1. Januar 2006 ist es nach Art. 86a ZGB zulässig, dass sich der Stifter in der Errichtungsurkunde das Recht vorbehält, den Zweck der Stiftung zu ändern. Ist ein solcher Zweckänderungsvorbehalt nicht bereits in der Errichtungsurkunde enthalten, ist es jedoch nicht möglich, das Recht des Stifters auf Zweckänderung anlässlich einer späteren Änderung der Stiftungsurkunde einzuführen.
Die Voraussetzungen des Rechts des Stifters auf Änderung des Stiftungszwecks:
Die Stiftungsurkunde muss das Recht des Stifters auf Änderung des Stiftungszwecks ausdrücklich vorsehen.
Seit der Errichtung der Stiftung oder der letzten vom Stifter verlangten Änderung müssen mindestens 10 Jahre vergangen sein.
Der Stifter hat die Änderung des Stiftungszwecks persönlich bei der Aufsichtsbehörde zu beantragen oder in Form einer Verfügung von Todes wegen (Testament, Erbvertrag) anzuordnen. Das Zweckänderungsrecht des Stifters ist unvererblich und unübertragbar. Haben mehrere Personen die Stiftung errichtet, so können sie die Zweckänderung nur gemeinsam beantragen.
Ist der Stifter eine juristische Person, so erlischt das Zweckänderungsrecht spätestens 20 Jahre nach der Errichtung der Stiftung.
Hat die Stiftung einen gemeinnützigen oder öffentlichen Zweck, so muss auch der neue Stiftungszweck gemeinnützig oder öffentlich sein.
Das Gesetz sieht drei Arten von Zweckänderungen vor:
Art. 86 ZGB: Die ESA kann auf Antrag des obersten Stiftungsrates den Zweck der Stiftung ändern, wenn deren ursprünglicher Zweck eine ganz andere Bedeutung oder Wirkung erhalten hat, so dass die Stiftung dem Willen des Stifters offenbar entfremdet worden ist.
Art. 86a ZGB: Hierbei handelt es sich um den sog. Stiftervorbehalt, der in einer Frage oben separat behandelt wird.
Art. 86b ZGB: Die ESA kann unwesentliche Änderungen der Stiftungsurkunde vornehmen, sofern dies aus triftigen sachlichen Gründen als geboten erscheint und keine Rechte Dritter beeinträchtigt (z.B. Umformulierung des Zwecks mit gleichem Inhalt und Bedeutung; Präzisierung des Zwecks, die den Umfang des Zwecks nicht einschränkt; Entfernung eines veralteten Verweises auf einen offiziellen Text).
Am besten nehmen Sie Kontakt mit der ESA auf und erklären kurz schriftlich die Ausgangslage und warum der Zweck Ihrer Meinung nach angepasst werden sollte.
Ja, Fusionen zweier Stiftungen sind grundsätzlich möglich nach Art. 78 FusG. Die Fusion ist aber nur zulässig, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist und insbesondere der Wahrung und Durchführung des Stiftungszwecks dient. Allfällige Rechtsansprüche der Destinatäre der beteiligten Stiftungen müssen gewahrt werden. Ist im Hinblick auf eine Fusion eine Zweckänderung erforderlich, so findet Art. 86 ZGB Anwendung. Eine Fusion muss bei der ESA beantragt und durch diese genehmigt werden. Kontaktieren sie die ESA frühzeitig, wenn Sie eine Fusion planen.
Ja, Vermögensübertragungen von einer Stiftung sind grundsätzlich möglich nach Art. 86 FusG. Die im Handelsregister eingetragenen Stiftungen können ihr Vermögen oder Teile davon mit Aktiven und Passiven auf andere Rechtsträger übertragen. Eine Vermögensübertragung muss bei der ESA beantragt und durch diese genehmigt werden. Kontaktieren sie die ESA frühzeitig, wenn Sie eine Vermögensübertragung planen.
Vorab gilt darauf hinzuweisen, dass die Stiftung sich nicht aufgrund eines Beschlusses des Stiftungsrates selber auflösen kann. Es ist ein formelles Aufhebungsverfahren durchzuführen, wobei dieses unter der Aufsicht der ESA steht. Für den Stiftungsrat besteht hingegen die Möglichkeit, die Aufhebung der Stiftung bei der ESA zu beantragen. Die ESA prüft den Aufhebungsantrag, wobei sie voraussetzt, dass ihr alle Unterlagen für sämtliche jährlichen Berichterstattungen unterbreitet wurden.
Demnach hat der Stiftungsrat zuerst einen statuten- und reglementskonformen Aufhebungsbeschluss zu fassen und sodann einen Aufhebungsantrag einzureichen, aus welchem für die ESA ersichtlich ist, weshalb einerseits namentlich der Stiftungszweck unerreichbar geworden ist und weshalb andererseits eine Änderung der Stiftungsurkunde nicht zu einer Aufrechterhaltung der Stiftung führen kann. Schliesslich stellt der Stiftungsrat sicher, dass der ESA alle Unterlagen für sämtliche jährlichen Berichterstattungen unterbreitet wurden.
Kommt die ESA zum Schluss, dass die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 88 ZGB für eine Aufhebung vorliegen und dass die Stiftung demzufolge aufgehoben werden kann, teilt sie dies der Stiftung mit und setzt ihr gegebenenfalls Frist, um die im Verfahren noch benötigten Unterlagen und Informationen einzureichen. Diese unterscheiden sich, abhängig davon, ob die ESA für das weitere Vorgehen ein ordentliches Liquidationsverfahren oder ein vereinfachtes Liquidationsverfahren vorsieht. Die ESA stützt sich beim Entscheid, ob ein ordentliches oder vereinfachtes Liquidationsverfahren zur Anwendung kommt im Besonderen auf die ihr vorliegenden Unterlagen der jährlichen Berichterstattungen.
Im Grundsatz erfolgt die Aufhebung mit einem ordentlichen Liquidationsverfahren (sog. «Aufhebung mit ordentlichem Liquidationsverfahren»). Beim Vorliegen von einfachen und transparenten Verhältnissen sowie bei einem geringen Stiftungsvermögen kann die ESA eine Aufhebung auch ohne ein ordentliches Liquidationsverfahren durchführen (sog. «Aufhebung mit vereinfachtem Liquidationsverfahren»).
Klassische Stiftungen müssen im Handelsregister eingetragen sein. Über www.zefix.ch können die entsprechenden Handelsregister-Einträge abgerufen werden. Die Einträge enthalten auch den Hinweis auf die zuständige Stiftungsaufsicht. Diejenigen Stiftungen, die der Aufsicht der ESA unterliegen, sind zudem auch im Stiftungsverzeichnis der ESA aufgeführt. Die ESA nimmt die Aufsicht über klassische Stiftungen wahr, die gesamtschweizerisch und/oder international tätig sind. Davon ausgeklammert sind die Vorsorgeeinrichtungen.
Die D&O-Versicherung („Directors and Officers“-Versicherung) soll Schutz bieten für Vermögensschäden, die durch Pflichtverletzungen eines Organmitglieds entstehen und für die das Organmitglied von der Stiftung oder allenfalls geschädigten Dritten auf Schadensersatz in Anspruch genommen wird. Der Versicherungsvertrag wird üblicherweise von der Stiftung als Versicherungsnehmerin abgeschlossen und durch sie finanziert. Versicherte Personen und somit Inhaber des Anspruchs gegen die Versicherung auf Abwehrschutz und Freistellung sind dagegen die Organmitglieder.
Die ESA hält grundsätzlich den Abschluss solcher Organhaftpflichtversicherungen für zulässig. Dies gilt auch für die Übernahme der Versicherungsprämien, die allerdings in der Jahresrechnung auszuweisen sind und angesichts der Finanzkraft und Tätigkeit der Stiftung angemessen sein müssen.
Wie bei allen der Aufsicht der ESA unterstellten Stiftungen bezieht sich die Prüfung der ESA gemäss Art. 84 Abs. 2 ZGB ausschliesslich auf die zweckentsprechende Mittelverwendung der Stiftung. Von der Prüfung insb. nicht erfasst sind der Anlegerschutz sowie allfällige weitere finanzmarktrechtlich relevante Themen. Sodann liegt es in der alleinigen Verantwortung des Stiftungsrats, die Rechtskonformität sämtlicher Tätigkeiten der Stiftung und allfälliger Tochtergesellschaften im In- und Ausland zu prüfen und sicherzustellen. Namentlich stellt der Stiftungsrat eine der Tätigkeit gebührende Compliance, Governance und Risikoanalyse sicher und überwacht diese laufend.
Bei der ESA funktioniert das seit der Einführung von eESA ganz einfach:
Unsere Praxis sieht neu vor, dass die erste Fristverlängerung immer gewährt wird. Sie ist innerhalb der «normalen» Frist zu beantragen. Via EasyGov erhalten Sie die Bestätigung der neuen Frist fast sofort, weil das für uns viel einfacher ist. Via Formular D per Post dauert es üblicherweise ein paar Tage. Diese erste Fristverlängerung beträgt immer 45 Tage und das massgebende Datum der neuen Frist wird Ihnen in einem Bestätigungsschreiben vermittelt.
Die zweite, sog. «ausserordentliche», Fristverlängerung gewähren wir nur in sinnvoll begründeten Fällen. Diese Fristverlängerung ist innerhalb der geltenden gewährten ersten Fristverlängerung zu beantragen. Hier können Sie einen Datumswunsch eintragen.
Die Praxis der Vergangenheit, überlange (teils auch überjährige) Fristverlängerungen zu gewähren und diese teilweise x-fach nochmals zu verlängern wurde abgeschafft.
