Die Verwaltung ist verpflichtet, alle nicht mehr benötigten Unterlagen dem Schweizerischen Bundesarchiv anzubieten. Dazu gehören - unabhängig vom Informationsträger - alle aufgezeichneten Informationen, die bei der Erfüllung von Bundesaufgaben erstellt oder empfangen wurden. Gemeinsam wird entschieden, welche Unterlagen vom Bundesarchiv übernommen werden. Mit der Umstellung auf die elektronische Geschäftsverwaltung wird die Übernahme soweit möglich automatisch und die Archivierung digital erfolgen.
