Vous devez soumettre vos demandes d’aides financières dans les délais impartis, munies de toutes les informations requises, via la plateforme de gestion des aides financières du BFEH (PBV). Le BFEH examine les demandes et le Département fédéral de l’intérieur (DFI) rend une décision qu’il vous communique par écrit. Vous trouverez ici la marche à suivre pour déposer une demande d’aides financières ainsi qu’une série de modèles pour les documents à joindre à votre demande.
Délai pour le dépôt des demandes
En règle générale, vous pouvez déposer vos demandes d’aides financières jusqu’au 15 mars ou au 15 septembre de l’année en cours.
La prochaine date limite pour l’envoi des demandes au BFEH est le 15 septembre 2024.
Exception: les demandes concernant des études préliminaires peuvent être déposées en tout temps. Nous les examinerons le plus rapidement possible et vous enverrons un accusé de réception dans les plus brefs délais. Vous trouverez de plus amples informations sur les études préliminaires sur la page suivante: «Quels projets peuvent bénéficier d’une aide financière?».
Préparation de la demande
Pour pouvoir mener à bien votre projet, il est essentiel de le définir concrètement à l’aide d’un concept détaillé. Il est aussi important de prévoir un calendrier, un budget détaillé et un plan d’évaluation. Vous trouverez ici des informations sur ces documents de base, que vous devez obligatoirement joindre à votre demande sur la plateforme PBV.
Formulaire de demande
Concept du projet
Calendrier
Budget détaillé
Plan d’évaluation
Annexes supplémentaires
Le formulaire de demande doit être dûment rempli.
Le concept du projet doit décrire l’idée de base du projet à l’aide d’un modèle d’efficacité. Celui-ci doit présenter les effets escomptés du projet. Concrètement, il doit montrer par quels moyens (inputs) et mesures (activités) il est possible d’atteindre les objectifs concrets du projet (outputs) pour traiter un problème spécifique donné, et quels changements (outcomes) cela produira. Ce modèle doit impérativement être présenté sous la forme d’un graphique et d’une description écrite. Vous trouverez ici des aides pour élaborer ce modèle d’efficacité :
Le calendrier donne une vue d’ensemble des différentes phases du projet et permet ainsi de savoir à quel moment chaque activité devra être réalisée. Quelles activités allez-vous mener et quelle démarche allez-vous adopter pour atteindre les objectifs fixés? Divisez votre projet en plusieurs étapes bien définies (p. ex. avant-projet, réalisation, transfert, évaluation, clôture) et listez les activités propres à chaque étape.
Établissez un budget détaillé faisant apparaître le coût global du projet. Doivent y figurer au minimum les dépenses générées par le personnel, l’infrastructure, le matériel, l’évaluation du projet et le travail de relations publiques. Veuillez également y mentionner les tarifs horaires et les heures de travail prévues pour le personnel participant au projet.
Les activités doivent être planifiées de manière à être aussi accessibles que possible. Il convient donc de prévoir un budget pour les adaptations correspondantes.
Vous devez par ailleurs expliquer comment le projet sera financé. Le budget doit comprendre toutes les sources de financement prévues, notamment les prestations propres. La Confédération prend généralement en charge jusqu’à 50% du projet. Veuillez indiquer les montants sollicités et ceux déjà obtenus.
Pour établir votre budget, nous vous recommandons d’utiliser le modèle de budget que nous mettons à votre disposition:
L’évaluation permet de contrôler les effets et la réalisation des objectifs d’un projet. Une évaluation de qualité se prévoit dès le début du projet. Le plan d’évaluation doit décrire les points évalués, présenter les méthodes employées et les sources d’informations pour la collecte de données et expliquer comment ces dernières seront analysées. Il renseigne en outre sur la répartition des compétences en la matière, la période de collecte des données et le financement de l’évaluation.
Indiquez la façon dont vous comptez documenter votre projet et analyser ses résultats. Comment allez-vous évaluer si les objectifs sont atteints? Comment allez-vous évaluer si le projet a déployé les effets souhaités auprès du groupe-cible? Qui effectuera l’évaluation?
Les projets dont le budget total dépasse les 200 000 francs doivent faire l’objet d’une évaluation externe. Le cas échéant, si le plan d’évaluation n’est pas encore complet au moment du dépôt de la demande, nous vous prions de préciser les exigences posées aux évaluateurs externes (contexte général, mandat octroyé, points à évaluer, budget, délais, compétences requises, produits attendus, exigences concernant les offres et critères d’évaluation des offres).
Pour les projets d’un montant inférieur ou égal à 200 000 francs, une évaluation interne suffit.
Vous trouverez ici des informations complémentaires et des aides pour le contrôle de l’efficacité et l’évaluation :
Six étapes pour réussir votre projet
Vous trouverez ici un exemple de plan d’évaluation pour une évaluation interne :
- Statuts (pour les associations)
- Acte de fondation (pour les fondations)
- Extrait du registre du commerce (pour les entreprises)
Inscription sur la plateforme PBV
Pour déposer une demande, vous devez vous enregistrer sur la plateforme PBV (en cliquant sur «S’enregistrer» en haut à droite). N’hésitez pas à vous inscrire à l’avance! Vous recevrez ainsi un numéro de client, même si vous n’avez pas encore déposé de demande. Vos données d’accès restent valables en tout temps, à l’exception du mot de passe, qui expire après trois mois. Si votre mot de passe a expiré, le système vous demandera de le modifier lors de votre prochaine connexion. Une fois inscrit, vous disposerez d’un compte personnel, où vous pourrez vérifier à tout moment le statut de votre demande et consulter vos demandes antérieures.
Aide mémoire: Comment vous enregister sur le portail PBV
Comment rédiger une demande et la soumettre
Navigateur
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Dépôt d’une demande
Les dossiers complets doivent être déposés sur la plateforme PBV au plus tard le dernier jour du délai de remise (15 mars ou 15 septembre; si le 15 mars ou le 15 septembre tombe un week-end, vous avez jusqu’au mardi suivant pour soumettre votre demande; la demande a alors le statut «Envoi»).
Vous pouvez compléter ou effacer votre demande jusqu’à la date limite de dépôt.
Décision
Le BFEH examine votre demande et prépare une décision, si nécessaire en consultant des spécialistes. Si plusieurs projets remplissent tous les critères pour bénéficier d’aides financières, le BFEH propose un ordre de priorité au DFI. Ce dernier prend la décision finale et vous la communique par écrit. Le traitement des demandes peut prendre jusqu’à trois mois à partir de la date limite de dépôt des demandes.
Versement des subsides
Le mode de versement est fixé en détail dans la décision. Des versements partiels peuvent être liés à certaines conditions particulières.
Dernière modification 10.05.2024
