Questions et réponses

Compétence de l'autorité de surveillance? Surveillance exercée par la Confédération ou le canton?

La compétence de l'autorité de surveillance dépend de la localisation du secteur d'activité de la fondation. La Confédération a compétence pour la surveillance des fondations d'intérêt national et/ou international. L'Autorité fédérale de surveillance des fondations recommande de définir également dans l'acte de fondation, dans le cadre du but assigné à la fondation, l'activité de celle-ci en fonction de son ampleur au niveau local. Cela peut être décrit en termes généraux (sur le plan national ou international, dans toute la Suisse, etc.) ou précisé (pays, continent, etc.).

Quel est le capital de départ nécessaire pour créer une fondation?

L'art. 80 CC dispose que pour créer une fondation, il faut affecter des biens à un but particulier.

Il s'agit en l'occurrence d'assigner les biens d'un ou plusieurs membres fondateurs au but de la fondation créée à cet effet. La fondation n'a pas de propriétaire, mais elle devient propriétaire des biens qui lui sont affectés.
Le capital de départ doit être assez important pour permettre à la fondation de poursuivre une activité digne de ce nom. Il doit exister un rapport approprié entre les biens et le but assigné à la fondation. La simple perspective de recettes à venir n'équivaut pas à des biens au sens de l'art. 80 CC.
L'autorité de surveillance des fondations constate très souvent que les biens affectés au départ sont insuffisants. Il faut savoir que les frais administratifs d'une fondation s'élèvent à environ 2'000 CHF par an (comptabilité conforme aux prescriptions légales, coût de l'organe de révision prescrit par la loi, émoluments perçus chaque année par l'autorité de surveillance pour le contrôle qu'elle effectue). Il ne suffit donc pas de disposer d'une fortune en biens, sans aucune liquidité.
Selon la pratique de l'autorité fédérale de surveillance des fondations, le montant minimal du capital de départ (fortune nette en espèces) doit être de 50'000 CHF (Jurisprudence des autorités administratives de la Confédération, JAAC 52 No 57).
Si la nouvelle fondation dispose d'un capital de dotation insuffisant, elle doit apporter à l'autorité fédérale de surveillance des fondations tout moyen de preuve attestant qu'après sa création, elle peut sérieusement compter sur d'autres apports suffisants pour remplir son but ou qu'elle peut poursuivre ce but même avec une fortune inférieure à 50'000 CHF (budget, plan de gestion, etc.). La perspective de fonds à venir, amenés par une collecte ou par d'autres mesures de recherche de fonds, n'est pas suffisante.

Qu'entend-on par frais administratifs ?

Par frais administratifs au sens assez large du terme, on entend toutes les dépenses qui ne sont pas directement effectuées en faveur du but de la fondation.
Les frais administratifs es frais courent indépendamment des projets et prestations de service fondés sur le but de la fondation. En font partie en particulier les dépenses suivantes :
  • recherche de fonds et publicité
  • administration générale de la fondation, à savoir gestion, comptabilité et révision des comptes
  • frais de consultants
  • frais généraux de personnel, de voyage et de représentation
  • honoraires, dédommagements, jetons de présence pour les membres des organes de la fondation
  • frais de matériel et d'entretien.
Ne font pas partie des frais administratifs les dépenses suivantes:
  • prestations conformes au but de la fondation y c. la constitution de réserves  
  • charges de personnel et de biens et services en rapport direct avec le but de la fondation
  • amortissement
  • résultat financier
  • frais de gestion de la fortune.
Formule générale:
Frais administratifs = total des dépenses - prestations conformes au but de la fondation - amortissement - résultat financier
Formule pour calculer les pourcentages: frais administratifs x 100
                                                                                   total des frais
Les frais administratifs doivent être publiés dans les comptes annuels, dans le rapport d'activité ou/et en annexe aux comptes annuels. On indiquera également leur part du total des dépenses en pour-cent.
La part des dépenses affectée aux frais administratifs et le calcul de ces frais dépendent de la structure et de l'activité d'une fondation. Les frais de personnel ou les charges de biens et services, par exemple, seront calculés différemment pour les fondations qui distribuent des dons et pour celles qui réalisent elles-mêmes des projets ou poursuivent une activité particulière (par ex. assurer un service de médiation, apporter des prestations d'assistance sur le terrain, etc.).

La présentation des comptes doit-elle obligatoirement se faire en francs suisses?

En principe, les comptes annuels doivent être présentés en francs suisses (CHF). Mais en pratique, nous admettons dans des cas dûment motivés qu'ils soient présentés en euros (EUR) ou dollars (USD), ou parfois dans d'autres devises. Dans ce cas, il faut donner au moins le taux de change à la date du bilan et indiquer les principaux chiffres en CHF (bilan total, fortune nette, frais administratifs).
Les comptes peuvent être présentés en EUR, à bien plaire, si la conversion engendre des pertes dues au taux de change.  
Remarque: le projet de loi sur la présentation des comptes prévoit expressément la possibilité de donner les comptes dans d'autres devises, y compris autres que l'euro et le dollar (selon la version, art. 957a ou 958d VE CO; (http://www.bj.admin.ch/bj/fr/home/themen/wirtschaft/gesetzgebung/aktienrechtsrevision.html ).

Une fondation doit-elle procéder à une évaluation des risques et la présenter en annexe aux comptes annuels?

Actuellement, les fondations ont l'obligation de tenir leurs livres selon les dispositions du Code des obligations relatives à la comptabilité commerciale (art. 83a, al. 1 CC). Si, pour atteindre son but, la fondation exploite une entreprise en la forme commerciale, les dispositions régissant l'établissement et la publication des comptes annuels pour les sociétés anonymes sont applicables par analogie (art. 83a, al. 2 CC).   
En conséquence, ce qui est déterminant pour le type de comptabilité à tenir et pour la publication de l'évaluation des risques en annexe aux comptes selon l'art. 663b, ch. 12 CO (RS 220), est le fait que la fondation poursuive ses activités dans le cadre d'une entreprise en la forme commerciale ou hors de ce cadre.
A défaut d'autres dispositions, la définition d'une « entreprise en la forme commerciale » se base sur le principe suivant, qui a été développé dans la doctrine et la jurisprudence : chaque entreprise pour laquelle une exploitation commerciale et une comptabilité ordonnée sont nécessaires, doit être considérée « en la forme commerciale ». Il n'y a pas d'indications sur d'autres conditions à remplir (par ex. avoir un but lucratif, etc.).
Développement
Concernant les dispositions sur la publication, la littérature spécialisée a déjà constaté que souvent, les petites entreprises (PME) ne comprenaient pas ces nouvelles dispositions. Il est donc prévu dans le cadre de la révision en cours du droit réglant la publication des comptes que seules les grandes entreprises, c'est-à-dire celles qui sont tenues de soumettre leurs comptes au contrôle ordinaire d'un organe de révision (cf art. 727, al. 1 CO), restent soumises à l'obligation de publication. Mais pour l'instant, les dispositions ci-dessus sont encore en vigueur.
Par souci d'exhaustivité, disons aussi que l'ordonnance sur le registre du commerce (ORC, RS 221.411) contenait autrefois plusieurs dispositions qui définissaient la notion d'entreprise commerciale (art. 52ss aORC); elles ont été biffées à l'occasion de la dernière révision entrée en vigueur le 01.01.2008.  

Comment réaliser l'évaluation des risques?

La méthode classique pour procéder à une évaluation des risques est ce qu'on appelle le SCI (système de contrôle interne).
Si la fondation exploite une entreprise en la forme commerciale, elle publie l'évaluation des risques ou SCI en annexe aux comptes annuels (art. 663b, ch. 12 CO). Concernant le type et l'ampleur de l'évaluation des risques, il existe une certaine marge de manœuvre car il y a trois variantes possibles:
  1. on ne présente en annexe que le processus d'évaluation des risques ;
  2. on présente en annexe le processus d'évaluation en indiquant tous les risques qui ont  une influence directe sur les comptes annuels présentés ;
  3. on présente le processus d'évaluation en indiquant tous les risques, y compris les principaux risques opérationnels et stratégiques.
Mais en principe, il faut montrer clairement dans tous les cas   
  1. que le conseil de fondation s'est soucié de faire une évaluation des risques    (indiquer par ex. la date de la séance où il en a été question) ;
  2. sur quelle base cette évaluation a été faite ;
  3. quels sont les risques que la fondation estime importants ;
  4. et le cas échéant, quelles mesures sont appliquées pour maîtriser ces risques.
Pour les fondations qui n'exploitent pas une entreprise en la forme commerciale, les exigences minimales de SCI sont:
  1. la tenue d'une comptabilité régulière;
  2. le principe du double contrôle;
  3. pas de cumul des fonctions;
Il n'est donc pas nécessaire de présenter une évaluation des risques /un SCI en annexe aux comptes annuels (mais ce n'est pas non plus interdit ...).
Recommandation
Nous recommandons aux fondations de discuter avec leur organe de révision de la manière de procéder et de l'ampleur de l'évaluation. Une fondation peut renforcer la confiance dans ses comptes annuels, sa gestion et son activité en publiant des résultats qui vont au-delà de la simple description du processus adopté.
https://www.edi.admin.ch/content/edi/fr/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/questions-et-reponses.html