L'Amministrazione federale è tenuta ad offrire all'AFS tutti i documenti di cui non ha più bisogno. Tra questi rientrano, a prescindere dal supporto, tutte le informazioni prodotte o ricevute necessarie per svolgere i compiti amministrativi. Insieme ai servizi mittenti, l'AFS decide quali documenti devono essere conservati. Con il passaggio alla gestione elettronica degli affari, la ripresa degli atti è nel limite del possibile automatizzata e i documenti sono archiviati in forma digitale.
